Eisenhower Matrix. Uitleg, voorbeeld & gratis template

‘Urgente zaken zijn zelden belangrijk en belangrijke zaken zijn zelden urgent’ – Dwight D. Eisenhower

In een arbeidsmarkt en maatschappij waarin veel mensen het erg druk hebben, lijkt timemanagement belangrijker dan ooit. Wellicht herken jezelf ook wel dat je te weinig tijd hebt voor al de taken die je af wilt krijgen. Om je timemanagement op de rit te krijgen, is de Eisenhower Matrix een handige tool. In dit artikel leggen we je uit hoe deze matrix jou helpt je prioriteiten op orde te krijgen.

Achtergrond Eisenhower Matrix

De Eisenhower Matrix is een prioriteitenmodel dat populair werd gemaakt door onder de Amerikaanse schrijver Stephen R. Covey. Het model is vernoemd naar Dwight D. Eisenhower, Amerikaans president van 1953 tot 1961. Voordat hij President was diende hij in het Amerikaanse leger en was hij de opperbevelhebber van de Geallieerde strijdkrachten tijdens de Tweede Wereldoorlog. Hij zei ooit: “I have two kinds of problems, the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent.” Urgentie en belangrijkheid zijn de twee dimensies die terugkomen in de Eisenhower matrix.

Dit model wordt ook wel Eisenhower model, prioriteitenmatrix of urgent important matrix genoemd.

Eisenhower prioriteitenmatrix uitleg

Het Eisenhower model bestaat uit 4 kwadranten zoals hieronder is afgebeeld.

Kwadranten van Eisenhower Matrix

Ieder kwadrant is een combinatie van mate van urgentie en belangrijkheid. Urgente taken vereisen je directe aandacht. Als iets dringend is, moet het onmiddellijk gebeuren, met duidelijke consequenties als deze taken niet binnen een bepaalde tijd worden afgerond. Dit zijn onvermijdelijke taken.

Belangrijke taken zijn niet altijd dringend, maar dragen wel bij je langetermijndoelen te bereiken. Als ze niet urgent zijn, dan hoeven ze niet direct uitgevoerd te worden, maar ze moeten wel gepand worden.

De kwadranten helpen je taken verdelen in taken die je eerst moet doen, taken die je voor later plant, taken die je moet delegeren en taken die je niet hoeft uit te voeren. Laten we per kwadrant bespreken hoe je de taken aan moet pakken.

Kwadrant 1. Belangrijk en urgent: doen

Dit zijn taken die zo snel mogelijk moeten worden uitgevoerd. Dit zijn bijvoorbeeld deadlines die consequenties hebben als ze gemist worden. Taken in dit kwadrant staan bovenaan je takenlijst.

Kwadrant 2. Belangrijk en niet urgent: plannen

Deze taken hoeven niet direct opgepakt te worden, maar moeten wel gepland worden. Door ze te plannen, creëer je rust in je hoofd. Je weet namelijk wanneer ze uitgevoerd gaan worden, waardoor je ze mentaal geen energie kosten.

Kwadrant 3. Niet belangrijk en urgent: delegeren

Taken in dit kwadrant zijn urgent, maar ze niet belangrijke voor je (langetermijn)doelen. Deze taken kun je het beste delegeren om je zo je eigen werklast te verminderen. Kun je taken niet uitbesteden, dan kun je hiertegen ook nee zeggen.

Kwadrant 4. Niet belangrijk en niet urgent: verwijderen

Veel mensen hebben op hun to-do-lijst taken staan die zowel niet belangrijk als niet urgent zijn. Ze kosten mentale energie en dit is zonde. Dit zijn taken namelijk die niet belangrijk zijn voor je doelen en ook niet urgent zijn. Deze taken kun je daarom verwijderen van je takenlijst.

Eisenhower matrix voorbeeld

Het Eisenhower model is een gemakkelijk toe te passen instrument. Laten we als voorbeeld een  ICT-bedrijf nemen.

Hoe kun je vele uren per week tijdwinst boeken en meer grip krijgen op je tijd ?

Het begint met het besef en het besluit: zo wil ik niet langer mijn beschikbare tijd verdelen over de kwadranten en vanaf nu ga ik mijn werk organiseren en uitvoeren op basis van prioriteiten. Stap uit de vicieuze cirkel van achter de feiten aanhollen.

Effectieve leidinggevenden en professionals besteden veel tijd aan belangrijke zaken, bij voorkeur in kwadrant 2 als ze nog niet urgent zijn. Hiermee voorkom je werken in kwadrant 1. Begin met per week 2 uur (extra) in je agenda te blokkeren voor kwadrant 2 activiteiten.

Beperk überhaupt de tijd dat je werkt in de kwadranten 3 en 4. Maak een lijst van de dingen waar je mee wil stoppen en besteed de vrijkomende tijd aan werken aan de belangrijke zaken (in kwadrant 2 en eventueel in 1) NB; het maken van deze lijst is een kwadrant 2 activiteit!

Leer effectief nee zeggen als een verzoek tot hulp niet bij je prioriteiten past.

Het toepassen van dit kwadrant vormt voor vele managers de omslag in hun carrière: na jaren slachtoffer geweest te zijn die achter de feiten aanholde,  krijg je hierdoor weer grip op je werk. Was het voor jou ook een eyeopener? Professionals die graag hun time management willen verbeteren, wijzen we graag op onze time management cursus.

Credits afbeelding: Usembassy Montevideo