Een goed begin is het halve werk

We praten heel wat af met elkaar op het werk. In elke functie heb je tegenwoordig te maken met afspraken voor allerlei bijeenkomsten (gesprekken en vergaderingen). Hierover zijn ook geregeld negatieve geluiden te horen. Vooral als gepraat wordt om het praten zelf, of als veel te lang wordt stilgestaan bij relatief onbeduidende onderwerpen.

De kroon spant menig agenda van periodieke bijeenkomsten. Deze kunnen veel vaste punten bevatten die bijna uit beleefdheid steeds weer uitgebreid worden doorgenomen. Het ontbreekt bij zulke bijeenkomsten aan doelmatigheid en doeltreffendheid. Een kernachtige manier om dit uit te drukken is de populaire opmerking: “zo mensen, dan kunnen we nù weer aan het werk gaan ….!”

Dit artikel gaat over het goed starten van bijeenkomsten. Daarmee maak je ze op een vrij eenvoudige manier efficiënt en effectief. Deze methode is bovendien bruikbaar voor alle typen bijeenkomsten. Een goed begin van bijeenkomsten betekent twee concrete stappen zetten. Het artikel hierna goed over goed afsluiten van bijeenkomsten.

Stap 1: stel vooraf doelen

Bedenk tijdig vóór de bijeenkomst:
wat hierbij het door jou persoonlijk gewenste einddoel is en
wat jij hierbij persoonlijk belangrijk vindt (je criteria)
In beide gevallen uitgesplitst naar de inmiddels bekende drie onderdelen van communicatie: inhoud, proces en persoon. In vorige artikelen heb je bijvoorbeeld kunnen lezen hoe je jezelf bereikbare doelen stelt en hoe je criteria bepaalt. Dat is hierbij uitstekend te gebruiken.

Stap 2: communiceer je doelen direct bij het begin van de bijeenkomst

Laat direct aan het begin van de bijeenkomst jouw einddoel en je persoonlijke criteria aan de andere deelnemer(s) weten. Nodig vervolgens de ander(en) uit om hetzelfde te doen en vraagt daarbij goed door. Degenen die zich niet op deze manier hebben voorbereid, moeten hierover dus op dat moment concreet gaan nadenken, maar dat is een zeer waardevolle investering. Na de onderlinge uitwisseling kom je – mogelijk tot je eigen verbazing – snel met alle deelnemers tot overeenstemming.

Stap1 doe je naast je materiële voorbereiding op de onderwerpen van een bijeenkomst, zoals een agenda maken, stukken bij elkaar zoeken, dingen bedenken waar je het concreet over wilt gaan hebben, etc. Na stap 2 beginnen aansluitend de inhoudelijke besprekingen.

Een voorbeeld

Karel gaat een gesprek voeren met een bijzonder ontevreden klant en hij ziet er behoorlijk tegenop. Het onderwerp is de levertijd van produkt X die de laatste maanden door allerlei oorzaken teveel is opgelopen. Karel verzamelt uiteraard inhoudelijke informatie over wat de afgelopen jaren aan de klant is geleverd en de gerealiseerde levertijden. Ook gaat hij na waarom de levertijd is opgelopen en hoe deze zich in de toekomst zal ontwikkelen. Hij wil de klant een inhoudelijk voorstel doen om bij overschrijding van de levertijd kortingen te gaan geven.

Goed starten betekent echter dat Karel ook vooraf nagaat wat zijn einddoel van het gesprek is en wat zijn criteria zijn. Hij komt tot het volgende lijstje:

Criteria (= wat ik persoonlijk belangrijk vind)

Inhoud: deze vaste klant voor het bedrijf behouden
Proces:
– alle relevante aspecten rond leveringen van mij en van de klant komen op tafel;
– van spanning naar ontspanning door goed te luisteren naar de klant en hem waar
hij gelijk heeft ook gelijk te geven;
– ook mijn eigen grenzen duidelijk aangeven
Persoon: wederzijds(e) respect, eerlijkheid, openheid
Doel (= wat ik aan het eind van het gesprek persoonlijk gerealiseerd wil hebben)

Inhoud: overeenstemming over andere leverings- en betalingsvoorwaarden
Proces: kunnen terugkijken op een lastig gesprek dat een positieve wending heeft gekregen
Persoon: afgesloten hebben met het positieve gevoel dat het gesprek nuttig is geweest
Aan het begin van het gesprek noemt Karel direct zijn criteria en zijn einddoel en vraagt de klant om de zijne. De klant is oprecht verbaasd over zoveel openheid en directheid. Zijn boze stemming begint al wat te minderen. Karel vraagt goed door en hoort vervolgens dat de klant het belangrijk vindt dat hij voortaan weet waar hij als afnemer aan toe is, dat er goed naar zijn argumenten wordt geluisterd en hij serieus genomen wordt. Einddoel van de klant is: het bedrijf als leverancier een laatste kans geven mits het tot goede nieuwe afspraken komt, aan het eind van het gesprek kunnen zeggen dat de neuzen weer dezelfde kant op staan en met een gevoel van hersteld vertrouwen vertrekken. Met dit in het achterhoofd komen beiden vervolgens tot overeenstemming over de opbouw van het gesprek (agenda) en de maximale tijdsduur.

Goed starten is even wennen, maar na een paar keer doen blijkt het uiteindelijk vrij eenvoudig te zijn. Als je deze methode zelf consequent toepast, zul je merken dat anderen al snel gaan volgen, zeker als je regulier voorzitter van een bijeenkomst bent. Probeer het eens uit en ervaar dat het werkt!

Meer weten over goed starten? Volg dan één van onze middle management cursussen