Hoe krijg je je timemanagement op de rit?

Wat is de samenhang tussen een veelvoud aan prioriteiten en timemanagement?

Het voor de deur staande begin van de zomervakantie is een geschikt moment om eens stil te staan bij je eigen productiviteit en timemanagement.
Want, op een of andere wonderbaarlijke manier lukt het voorafgaand aan de zomervakantie ineens om een aantal belangrijke orders nog de deur uit te krijgen of een of meer belangrijke klussen af te ronden.
Collega’s lijken ook beter mee te werken en minder moeilijk te doen zodat na een eindsprint in de onvermijdelijk hectische laatste week iedereen met een tevreden gevoel op vakantie kan.
VRAAG: Wat is het geheim en waarom kan dat nu niet in de rest van het jaar?

Enkele tegeltjeswijsheden inclusief kanttekening m.b.t. timemanagement

• Er bestaat geen gebrek aan tijd maar er zijn gewoon te veel taken!
  Check: Delegeer je wel genoeg of is dat nog steeds niet in orde?
• Als je je werk niet op de afgesproken tijd af hebt is “ik heb daar geen tijd voor gehad” een vrij slecht excuus. Zeker als het een klus is die 2 uur werk vraagt en waar je 3 weken tevoren “ja” tegen gezegd hebt.
  Het eerlijke antwoord zou moeten zijn: “daar heb ik geen prioriteit aan gegeven”.
  En vervolgens kun je je afvragen: de zaken waar ik meer prioriteit aan heb gegeven waren die het waard?
• Als je weet waar je “ja” tegen hebt gezegd is het veel makkelijker nee te zeggen tegen zaken die je afleiden/verhinderen je doelen te halen.
• Er is overweldigend bewijs dat multi-tasken niet werkt en per saldo een laag rendement oplevert. Toch zijn er veel mensen die denken dat zij een van de weinigen op deze planeet zijn die wel effectief en productief kunnen multitasken.
  Gewetensvraag 1: Is de kwaliteit van je autorijden inderdaad nog steeds 100 % als je onder het rijden appjes verstuurt?
  Gewetensvraag 2: denk jij dat jouw luistervaardigheden in een gesprek nog steeds OK zijn als je simultaan een aantal dingen af probeert te werken en af en toe op je telefoon kijkt?

Drie methoden die aan het begin van een beter timemanagement kunnen staan:

1. De zeer bekende Eisenhower matrix die uitdaagt om telkens de vraag te stellen; is wat ik nu van plan ben te gaan doen dringend en/of belangrijk? Deze methode werkt echter minder goed als je in een werkomgeving werkt waar elke dag alles belangrijk lijkt.
2. De 5/25 regel van Warren Buffett
   * Maak een lijst met je 25 prioriteiten in je werk voor de komende periode
   * Streep de 5 belangrijkste prioriteiten op deze lijst aan : 5 A-prioriteiten en 20
   B- prioriteiten
   * Geef je B prioriteiten de volgende naam : “zaken waar je kost wat het kost geen
   aandacht en tijd aan mag besteden voordat de 5 A prioriteiten zijn afgehandeld
   * Ga aan de slag en focus op de 5 A-prioriteiten
3. De 3-3-3 methode:
   * Besteed elke dag 3 uur aan de belangrijkste prioriteit.
   * Rond elke dag 3 zaken af die je tot nu toe uitgesteld hebt
   * Werk aan 3 (deel) taken zodat ze af zijn voordat ze urgent geworden zijn.

Wat kun je doen om je timemanagement het hele jaar beter op de rit te krijgen?

Het allerbelangrijkste is dat er duidelijkheid komt over wat de echte prioriteiten zijn. Als je dat niet doet, leidt dat tot keuzestress bij jezelf en je collega’s/medewerkers. Met als gevolg dat je voorrang gaat geven aan kleine maar zeer urgente taken omdat dit een tijdelijk gevoel van opluchting geeft.

1. MET STIP: Stel een prioriteitenlijst op en stel de belangrijkste lange termijn doelen vast.
Zorg dat je elke dag het grootste deel van je tijd besteed aan zaken die afgeleid zijn van deze 5 lange termijn doelen.
2. Check deze lijst met je leidinggevende zodat je “dekking” hebt als mensen je onder druk proberen te zetten te veel tijd te besteden aan andere zaken.
3. Ga ook met je medewerkers in gesprek en breng hun prioriteiten in lijn met jouw prioriteiten.
4. Herijk deze lijst met je leidinggevende en je medewerkers op vooraf vastgestelde tijden
5. Verdiep je in de onderwerpen “neen-zeggen” en “verwachtingen-management”.
Leer deze vaardigheden ook aan je medewerkers.

Natuurlijk zijn er hele boeken vol geschreven over het onderwerp timemanagement. Maar voordat al die eindeloze lijsten met tips en trucs voor jou gaan werken moet je eerst leren aan zelfmanagement. Inventariseer wat je op lange termijn wil bereiken en hoe je dat wil doen.

Photo by KAL VISUALS on Unsplash