Het Selectiegesprek

Dit artikel gaat over het selectiegesprek. Dat is een gesprek dat je als selecteur (manager, medewerker of p&o-er) voert met een sollicitant die voor een vacante functie in aanmerking wil komen. We behandelen de voornaamste aandachtspunten die je als selecteur in acht moet nemen als je zo’n gesprek voert. Voor die punten maakt het overigens niet uit of het om een interne of externe kandidaat voor de vacature gaat.

Een selectiegesprek wordt in de praktijk vaak op het gevoel gevoerd. Doorslaggevend voor de selecteur is vaak de ‘persoonlijke klik’ die men met de kandidaat ervaart. Een goed gevoel is belangrijk, maar het is absoluut onvoldoende om daar op af te gaan. Het komt vrij vaak voor dat de geworven medewerker onvoldoende blijkt te functioneren. “Je maakt de hoge verwachtingen die we van je hadden helaas totaal niet waar”, zegt de teleurgestelde manager dan op beschuldigende toon. Dat kan op zich juist zijn, maar kritisch zelfonderzoek bij die manager (en eventueel ook bij p&o) over de kwaliteit van het gevoerde selectieproces is op de eerste plaats noodzakelijk en daar wordt meestal nauwelijks aandacht aan besteed. Die noodzaak geldt eens temeer in de huidige tijd waarin het aanbod op de arbeidsmarkt van goede kandidaten bijzonder ruim is. Het loont zeer de moeite een kritische selectieronde te doen. Wij onderscheiden bij een dergelijke ronde de voorbereiding, het gesprek zelf en de evaluatie.

Voorbereiding (criteria formuleren en openingszinnen opstellen)

De geschikte kandidaat moet aan een aantal ‘harde’ èn ‘zachte’ criteria voldoen. Het CV van de kandidaat is doorgaans voldoende voor selectie op basis van de ‘harde’ criteria. Hiermee worden bedoeld: opleidingsniveau, opleidingstype, ervaringsjaren enz. Daarmee vallen al een aantal sollicitanten af. Het selectiegesprek is vooral geschikt om de ‘zachte’ criteria te testen. Hiermee worden bedoeld die eigenschappen en vaardigheden waaraan de geschikte kandidaat moet voldoen. Stel de ‘zachte’ criteria vast vóórdat de selectiegesprekken plaatsvinden. Bedenk vervolgens openingszinnen waarmee deze criteria kunnen worden getest.
Voorbeeld:

• Criterium (‘zacht’) – Openingszin
• Zelfstandig – Geeft u eens een voorbeeld waarbij u de eindverantwoordelijkheid voor een opdracht had.
• Flexibel – Vertelt u eens over een situatie waarbij u verschillende werkzaamheden tegelijkertijd moest uitvoeren.
• Stressbestendig – Beschrijft u eens een situatie uit het verleden, waarbij u een te krappe deadline had.
• Leidinggeven – Wat is uw leiderschapsstijl?

Het gesprek

Het gesprek zelf bestaat uit drie onderdelen:

1. informatie die de werkgever geeft over de organisatie
2. informatie die de kandidaat geeft over zichzelf en
3. vragen die de kandidaat stelt.Hanteer daarbij aan de 80/20-regel.

Hiermee wordt bedoeld dat de kandidaat 80% aan het woord is en de selecteur 20%. Sommige managers zeggen: “ik wil de tijd nemen om de kandidaat goed uit te leggen hoe de organisatie en de functie precies in elkaar zitten en al zijn vragen netjes te beantwoorden, daar heeft hij recht op”. Dat is erg nobel, maar dan wordt het een voorlichtingsgesprek, kan de kandidaat achterover gaan zitten en misschien zelf de selecteur gaan uithangen: “boeiend zoals uw organisatie zich ontwikkelt zeg, vertelt u mij daar nog eens iets meer over..” Bedenk dat uw organisatie tijd en geld investeert in die nieuwe medewerker en dat die investering rendement moet opleveren.

Start met de openingszinnen die u hebt voorbereid. Vraag vervolgens dóór. Een goede vraag in een selectiegesprek voldoet aan de volgende eisen:

• heeft een open karakter (dwz de vraag kan niet slechts met ja of neen worden beantwoord)
• informeert naar daadwerkelijk door de kandidaat beleefde ervaringen
• informeert naar resultaten (harde concrete bewijzen) bij die ervaringen.

Heel vaak worden hypothetische toekomstgerichte vragen gesteld. Daarbij wordt de kandidaat wat hij of zij zou doen als hij/zij in een bepaalde situatie terecht zou komen. Hierop wordt bijna per definitie sociaal wenselijk geantwoord. Dit soort vragen is dan ook contraproductief. Goede ervaringen in het verleden bieden garantie op resultaten in de toekomst. Het gaat daarbij niet alleen om ervaringen in vorige functies, maar ook ervaringen in opleidingen, bestuurswerk, enz.

Gebruik bij de vragen het ezelsbruggetje STAR. Dat is een afkorting, waarbij de letters de volgende betekenis hebben:

• S = situatie. De selecteur zoekt naar een helder beeld van de situatie waarin een door de kandidaat ingebrachte gebeurtenis plaatsvond. Bijvoorbeeld: Welke en wat voor mensen waren aanwezig? Wat waren de gebruikte gereedschappen en de materialen? Hoe was de werkomgeving? Hoe functioneerde de organisatie van het werk? Was er een fysieke of psychisch belastende situatie? Welke spanningen deden zich daarbij voor?
• T = taak. Wat mocht in deze situatie van de kandidaat worden verwacht? Bijvoorbeeld: Wie verwachtte wat van u? Wat was dat precies? Welke verantwoordelijkheid werd door u ervaren? Welke verantwoordelijkheid werd door u aanvaard? Waar bleek dat uit? Wat waren de feitelijk aan u opgedragen taken? Welke rol mocht men van u verwachten? Welke rol ging u uiteindelijk uitvoeren?
• A = actie. Hoe werd de activiteit door u uitgevoerd? Wat deed of zei u in die situatie precies? Hoe gedroeg u zich? Waarom zo, en niet anders?
• R = resultaat. Wat was het effect van uw actie, naar anderen toe, naar uzelf toe? Wat was dat adequaat en wat niet?
  Voorbeeld:

Selecteur: “Kunt u mij een voorbeeld geven, waarin u een bijdrage leverde waardoor de dienstverlening duidelijk werd verbeterd?”
Kandidaat: “ehhh. in het algemeen streef ik wel naar verbeteringen, ja…”.
Selecteur “ik wil graag een voorbeeld waarbij u zelf een concrete bijdrage leverde”
Kandidaat: “nou, in zo’n verbetersituatie zou ik, denk ik …….”
Selecteur: “het gaat mij er niet om hoe u in zo’n situatie zou reageren, ik ben benieuwd hoe u zo’n situatie in het verleden zelf heeft opgelost”.

Evaluatie

Belangrijk is om direct na afloop van elk gesprek met een individuele kandidaat als selecteur na te gaan in hoeverre de kandidaat concreet heeft voldaan aan de afzonderlijke criteria en uw oordeel met redenen omkleed vast te leggen. Een veelgemaakte vergissing is om pas na afloop van een aantal gesprekken met verschillende kandidaten een evaluatieronde te voeren en daarbij bovendien de kandidaten onderling met elkaar te gaan vergelijken. De vooraf gestelde functiecriteria zijn het ijkpunt, niet indruk die de relatief zwakste of beste kandidaat heeft gemaakt. Tot slot nog onze stelregel: bij twijfel afwijzen, ook al betekent dit dat er opnieuw geworven moet gaan worden.

Meer weten over selectiegesprekken? Volg dan één van onze middle management cursussen