Middle management. Betekenis & vaardigheden voor succes

Honderdduizenden werknemers in Nederland zijn actief in middle management. Maar wat is dit precies en wat houdt het in? Wij gaan in dit artikel dieper in op middle management en over welke vaardigheden een effectieve middle manager moet beschikken. Ook geven we adviezen hoe je als middle manager je verder kunt ontwikkelen.

• Middle management betekenis
• Hoe word je een middle manager?
• Essentiële vaardigheden voor middle managers
• Van middenmanager naar leider
  • Leiderschapsvaardigheden
  • Coachingsvaardigheden
• Wil jij eigenlijk wel een middle manager worden?

Wat is middle management?

Ik heb nog nooit iemand ontmoet die ‘middle manager’ op zijn visitekaartje heeft staan. Sterker nog: wie wil zo genoemd worden? Het is inderdaad een wat ongelukkige benaming. Je bent manager, punt. Maar er bestaat in de praktijk wel degelijk een middle managementniveau binnen organisatiestructuren en het is zelfs een cruciaal niveau.

Middle management, ook wel middenmanagement of middenkader management genoemd, neemt de positie in tussen hoger management en de uitvoerende medewerkers. Je zou dus kunnen zeggen: iedereen die zelf leiding heeft en bovendien een of meer managementlagen boven zich heeft.

Middenmanagers zijn de spil in de organisatie omdat ze de verbinding leggen tussen wat de directie/klanten willen (= strategie) en de dagelijkse uitvoering van de werkzaamheden (= de operatie). Middle managers noemen we daarom ook wel operationeel managers. Ze zijn zowel voor het hoger management als voor medewerkers het aanspreekpunt.

Traditioneel besteden middle managers hun tijd als volgt:

• 75-85 % Leidinggeven en operationeel management
• 5-10 % Leiderschapsvaardigheden ontwikkelen én tonen
• 10-15 % Coachend leidinggeven en medewerkers coachen

Hoe word je een middle manager?

Bij onze managementopleidingen zegt de meerderheid van de cursisten: “Deze leidinggevende functie heb ik niet bewust nagestreefd, ik ben er langzaam ingerold.” Vaak begint het ermee dat je de werkzaamheden van een aantal collega’s gaat coördineren. Vakinhoudelijk doe je hetzelfde als zij, maar je krijgt er een paar taken bij. Dat kost een paar uur per week, maar het is ook een uitdaging. De naam van je functie wordt nu voorafgegaan door ‘senior’ of ‘coördinator’ of ‘supervisor’. Dan komt vervolgens het moment dat jouw leidinggevende een andere functie aanneemt en dat je wordt gevraagd de leiding op je te nemen over een aantal (ex-)collega’s. En voilá, de middle manager is geboren.

Natuurlijk kun je ook actief een middenkader functie nastreven. Veel bedrijven gebruiken de  term middle manager in vacatureteksten. In de praktijk zijn dit heel diverse functies en worden ook termen als projectleider, office manager en teammanager gebruikt voor middenmanagement functies.

Essentiële vaardigheden voor middle managers

Er kan geen enkel misverstand over bestaan: coördineren/leidinggeven van een team, afdeling en/of project is de voornaamste taak van middle managers. Hiervoor zijn de volgende vaardigheden belangrijk.

• Je beheerst meerdere stijlen van leidinggeven, o.a. bij het vertalen van de organisatiedoelstellingen naar team- en individuele doelstellingen.
• Je “runt” de dagelijkse operatie
• Je weet wat je moet/kunt delegeren en wat je zelf moet doen.
• Timemanagement: je stelt prioriteiten en maakt keuzes.
• Je weet wat de prioriteiten van je manager zijn en bent een betrouwbare bron van informatie voor hem zodat hij weet wat er speelt.
• Je weet wat er bij je medewerkers leeft en daagt hen uit met ideeën te komen.
• Communicatie in de breedste zin o.a. complimenten én feedback geven, doorvragen bij onduidelijkheden, invloed uitoefenen waar nodig, informeren van medewerkers over komende veranderingen, conflicthantering en voeren van functioneringsgesprekken.
• Je zorgt dat klanten tevreden zijn.

Uitgangspunt om bovenstaande taken goed te verrichten, is dat je niet slaafs doet wat je medewerkers vragen/eisen én dat je niet slaafs doet wat je manager vraagt/eist. Naarmate je meer ervaren wordt, komt er in toenemende mate ruimte voor een eigen mening die je naar beide kanten ook uitdraagt. Je zegt wat je doet en je doet wat je zegt.

Met de volgende adviezen word je een succesvolle operationele manager die resultaten behaalt én zich daar als persoon prettig bij voelt.

• Besluit dat je hoofdtaak is: leidinggeven, resultaten bereiken met andere mensen en handel daar dan ook naar door alle daaraan gerelateerde werkzaamheden te bestempelen als prioriteiten in je functie.
• Succesvolle operationeel managers delegeren zoveel mogelijk waardoor ze hun medewerkers kansen geven om te groeien. Hierdoor kunnen ze zelf tijd besteden aan hun eigen prioriteiten.
• Wees klantgericht naar je belangrijkste interne klant: jouw eigen manager. Als je verhouding met hem/haar niet optimaal is kun je ook de belangen van je medewerkers niet behartigen.
• Investeer in het ontwikkelen van communicatieve vaardigheden, want 90 % van de vakmatig doorgegroeide managers heeft achterstallig onderhoud op dit gebied. Hierdoor leer je effectiever om te gaan met medewerkers, hoger management en met klanten.
• Weet wat je UBR’s zijn: Unique Buying Reasons. Als je weet wat je Unique Selling Points (USP’s) zijn, vertel je waar je goed in bent. Als je de vaardigheid bezit om je UBR’s te benoemen draai je het om en benoem je jouw kwaliteiten die in een organisatie nodig zijn en waar ze niet omheen kunnen.
• Medewerkers willen best veranderen, maar niet veranderd worden (door jou). Als veranderingen nodig zijn, creëer dan zodanige voorwaarden dat de medewerkers zeggen: * ik wil het (zich emotioneel met het doel verbinden) * ik durf het (over hun angst kunnen heenstappen) * het past bij mij (het gevoel hebben: ik ben nog steeds mezelf ) * ik kan het (weten hoe ze het kunnen doen)
• Weerstand is het mooiste wat een leidinggevende kan tegenkomen. Als je weerstand ontmoet betekent dit dat mensen iets beschermen dat belangrijk voor hen is. Wals daar niet overheen maar ga in gesprek en leer ervan, want zoals Stephen Covey al zei: Als jij begrepen wilt worden, zorg er dan eerst voor dat je de ander begrijpt.
• Veranderen doe je zelf, maar kun je niet alleen. Lastige praktijksituaties ontstaan altijd in interactie met andere mensen, dus zoek actief anderen op om te groeien als leidinggevende. Zoek een rolmodel, een coach, ga op een cursus, zoek een intervisiegroep etc. in plaats van alles alleen uit te zoeken.

Van middenmanager naar leider

Als je de basisvaardigheden van middle management onder de knie hebt, dan kun je jezelf ontwikkelen tot leider. Een goede middle manager is niet vanzelf een goede leider. Hiervoor zijn de volgende 2 vaardigheden belangrijk:

• Leiderschapsvaardigheden
• Coachingsvaardigheden

Leiderschapsvaardigheden

Leidinggeven is niet hetzelfde als leiderschap. Robert E. Quinn definieert de volgende verschillen.

Middle managers die hun leiderschapsvaardigheden verder ontwikkelen worden mede-bepaler van de strategie. Daardoor word je door zowel het hoger management als je medewerkers hoger gewaardeerd waardoor je zelf ook meer voldoening uit je werk haalt.

De stap maken van leidinggevende naar leiderschap vereist het afscheid nemen van een aantal zekerheden. Een voorbeeld: vermoedelijk heb je veel voldoening beleefd aan het zelf halen van deadlines en dingen voor elkaar krijgen. In je nieuwe rol zul je veel meer met lange termijn zaken bezig zijn en ruimte geven zodat je medewerkers kunnen scoren.

In je nieuwe rol zul je nog meer moeten delegeren en richting geven en je minder met de dagelijkse gang van zaken bezig houden. De focus ligt veel nadrukkelijker op mensen dan op de planning van de dagelijkse operatie. Minder micromanagement en meer sturen op het grotere plaatje.

Met de volgende tips kun je jouw leiderschapsvaardigheden ontwikkelen.

• Kies een mentor of coach, met wie je vrijuit kunt bijpraten over de weg die je aan het afleggen bent.
• Reserveer elke week tijd (minstens een halve dag) voor leiderschapsactiviteiten zodat je niet 100% opgeslokt wordt door de dagelijkse gang van zaken.
• Stap in een project dat afdelingsoverstijgend en toekomstgericht is.
• Neem initiatieven tot gesprekken met hoger geplaatste managers in je organisatie en leer hiervan hoe zij denken en prioriteiten stellen.
• Verdiep je in de organisatiestrategie en vertaal die naar concrete doelen voor jou, je afdeling en je medewerkers.
• Zorg ervoor dat medewerkers die daar interesse in hebben mee kunnen groeien door hen te coachen en bij de besluitvorming te betrekken.
• Zorg dat zowel het hoger management als je medewerkers niet om je heen kunnen omdat je een betrouwbare bron van informatie voor hen bent.
• Stuur op hoofdlijnen en durf meer te delegeren. Denk nog maar eens terug aan de tijd dat jouw leidinggevende in toenemende mate dingen aan je overliet.

Coachingsvaardigheden

Coachend leidinggeven is er op gericht dat medewerkers zichzelf ontwikkelen waarbij de centrale boodschap is: stuur jezelf en neem verantwoordelijkheid. Daarbij geldt dat dit in het belang dient te zijn van zowel de organisatie (effectiever functioneren in een rol/functie en verbetering van doorgroeimogelijkheden) als de medewerker (persoonlijke ontwikkeling).

Managers die hun coachingsvaardigheden verder ontwikkelen komen in hun organisatie al snel bekend te staan als echte people managers. En dat is de essentie om ook in de toekomst als manager succesvol te zijn.

Veel managers zijn op hun positie gekomen omdat ze opvallend goed waren in hun vak en zijn doorgegroeid via teamcoördinator naar leidinggevende. Mensen aansturen vereist echter andere vaardigheden en gedrag dan vakinhoudelijk uitblinken. People management is essentieel, maar hoe doe je dat? Meer delegeren, loslaten, geduldig communiceren en vooral mensen dingen zelf laten ontdekken zijn vaardigheden die je niet in één keer onder de knie hebt. Coachend leidinggeven vereist moed, doorzettingsvermogen en zelfvertrouwen. Je dient o.a. de essentiële communicatieve vaardigheden zoals luisteren, een gesprek voeren, conflicthantering, onderhandelen, beïnvloeden van mensen met verschillende leerstijlen en omgaan met moeilijke mensen te verbeteren. Hieronder een aantal voorbeelden:

• Je oordeel uitstellen in plaats van direct je mening te geven.
• Geduldig een effectieve omweg volgen waarbij de gecoachte zelf dingen ontdekt in zijn eigen tempo in plaats van zelf op zoek te gaan naar wat er fout is gegaan.
• Omgaan met mensen die bij feedback onmiddellijk in de verdediging schieten.
• Meer vragen stellen en minder antwoorden geven.

Met de volgende tips groei je verder in je rol als coachende manager.

• Neem een coach. Je leert er van hoe een ervaren coach met jou werkt en ontwikkelt je eigen vaardigheden.
• Als je een nieuwe vaardigheid wilt inzetten, plan dan de benodigde voorbereidingstijd.
• Train je medewerkers in het geven en ontvangen van feedback en laat hen zien hoe jij dat zelf doet.
• Coaching kan in sessies op afspraak geschieden, maar benut ook de dagelijkse kansen om coachend bezig te zijn.
• Houd je successen en leermomenten bij in een dagboekje en kijk of je patronen kunt ontdekken.
• Maak met je direct leidinggevende afspraken over de doelen die je met coaching wil bereiken en vraag zijn feedback.

Wil jij eigenlijk wel een middle manager worden?

Zoals we schreven, rollen veel mensen in de functie van middle manager. Velen weten echter niet precies waar ze aan beginnen en ook niet iedereen wordt gelukkig in die nieuwe rol. Je hebt nu inzicht gekregen in wat de functie inhoudt en welke vaardigheden gevraagd worden. Wordt jou een middenmanagement functie aangeboden? Stel je zelf dan de volgende vragen voordat je ja zegt.

1. Kun je het loslaten om zelf te willen scoren (de oplossing te vinden) en kun je er plezier aan beleven om anderen te laten scoren?
2. Kun jij het opbrengen om (bijna) elke dag van je medewerkers en hun problemen te houden?
3. Zou jij leiding willen krijgen op de manier waarop je zelf mensen aanstuurt?
4. Vind je politieke spelletjes geen probleem en besef je dat het spel om schaarse middelen en macht onlosmakelijk verbonden is aan een leidinggevende positie?

Als het antwoord op één of meerdere van deze vragen nee is, dan moet je jezelf afvragen of je wel gelukkig gaat worden als middle manager.

Word of ben jij een middle manager en wil jij je verder ontwikkelen? Neem dan een kijkje bij onze management cursussen. Onze opleidingen zijn gebouwd op meer dan 20 jaar ervaring en direct toepasbaar in de praktijk. Daarnaast maak je kennis met andere managers met wie je ervaringen en kennis kunt delen.

De content in dit artikel is deels overgenomen uit een interview met Hans Streng.