Afstemming. Wat is afstemmen en hoe stem je goed af?

Stel je voor dat je een afspraak hebt met een relatie, de heer Ter Stege. Hij komt binnen, kijkt naar de stoel waar hij wil gaan zitten terwijl hij je een hand geeft, gaat vervolgens direct zelf zitten en begint starend naar het plafond zijn verhaal te vertellen.

Of neem de situatie dat je onthutst bent over een onredelijke klant die door de telefoon tegen je is uitgevaren. Je stap woest bij je manager binnen om stoom af te blazen en die begint met onderkoeld tegen je te zeggen: “Marie, wat is eigenlijk de status van het project waar je vorige maand mee bent gestart?”. Het kan ook zijn dat je met de trein reist en verdiept bent in je werk. Plotseling zegt degene naast je zit keihard: “Op welk station zijn we eigenlijk!?”

Deze gebeurtenissen zul je waarschijnlijk als erg onprettig ervaren. Dat komt omdat degenen die in deze gevallen met jou contact leggen, dat doen zonder eerst op jou als persoon af te stemmen.

In dit artikel leggen we uit wat afstemmen is en hoe je kunt afstemmen op inhoud, gedrag en emotie.

Afstemmen betekenis

Laten we eerst uitleggen wat afstemmen is. Afstemmen betekent dat mensen hun gedrag, communicatie en verwachtingen op elkaar afstemmen om elkaar beter te begrijpen en effectief samen te werken. Als je op elkaar afstemt, dan houd je rekening met elkaars standpunten, gevoelens en behoeften. Dit helpt om relaties te versterken, samenwerking te verbeteren en conflicten te voorkomen.

Een voorbeeld van afstemming is een gesprek waarbij beide gesprekspartners actief luisteren en hun reacties afstemmen op wat de ander zegt.

Waarom afstemmen?

De radio geeft pas een helder geluid als je goed op een kanaal hebt afgestemd. En net zo is afstemmen essentieel bij communicatie tussen mensen. Een ander is pas bereid – en in staat – je te volgen als die afstemming er is. Laten we eens kijken wat dat precies is en hoe je dat zoal kunt bereiken.

Wanneer is er sprake van goed afstemmen?

Van volledige afstemming tussen twee mensen is sprake als aan de volgende drie voorwaarden is voldaan:

1. Respect voor elkaars opvattingen en waarheden (die overigens best flink mogen verschillen)
2. Een sfeer van onderling vertrouwen (gerichte persoonlijke aandacht en betrokkenheid)
3. Bereidheid om elkaar te volgen (open houding)

Aan deze voorwaarden – die samenhang vertonen – kun je direct aflezen dat afstemmen uiteindelijk tweerichtingsverkeer is. Je kunt deze voorwaarden niet afdwingen, maar je kunt ze wel bevorderen. Eén van de gesprekspartners zal daarmee moeten beginnen. Die bal ligt primair bij degene die het contact met de ander wil leggen. Als die ander echter nalaat dat te doen of dat slechts beperkt doet, is het aan jou om te bepalen of jij het alsnog voor je rekening neemt. Dat is overigens wel aan te bevelen want door jouw afstemming maak je de ander immers bereid om jou te gaan volgen. Dan kun jij de ander ook gemakkelijk duidelijk maken dat je het zou waarderen als er op jou wordt afgestemd en welke manier jij daarbij prettig zou vinden.

Overigens is goed afstemmen zeker niet alleen relevant op het moment van het contact leggen met de ander. De kunst is ervoor te zorgen dat de gerealiseerde afstemming intact blijft tot de communicatie ten einde is. Dit benadrukt nog eens het tweerichtingskarakter van dit communicatie-aspect.

Hoe kun je het beste afstemmen?

Er zijn verschillende manieren om tot afstemming te komen. Afstemmen kan op inhoud, gedrag, emotie, taalgebruik, stemvolume en natuurlijk small-talk. Zo beginnen vrijwel alle ontmoetingen, gesprekken of vergaderingen met wat informeel gebabbel over persoonlijke dingen die we hebben meegemaakt of informatie die we persoonlijk interessant vinden, zoals het weer, het verkeer, vrijetijdsbesteding, het nieuws, andere mensen, etc. Deze gespreksstof heeft vaak niets te maken met de onderwerpen die daarna besproken zullen worden. Het voornaamste doel hiervan is dan ook afstemmen!

Met mensen die je al langer ken en met wie je een goed contact hebt, vrienden, goede collega’s, sportmaatjes, stem je automatisch snel en goed af. Je hebt al heel vaak op elkaar afgestemd en dus direct de goede benadering te pakken.

Afstemmen op inhoud

Om te laten zien hoe je bijvoorbeeld afstemt op inhoud, gedrag, emotie, taalgebruik en stemvolume kijken we nog even hoe de gebeurtenissen waarmee we dit artikel begonnen wel soepel hadden kunnen verlopen. Dhr Ter Stege zou er goed aan gedaan hebben om je recht in de ogen te kijken toen hij je de hand drukte en te zeggen:  “fijn, dat u even tijd voor mij wilt vrijmaken”.

Hij zou vervolgens op jouw uitnodiging tegelijk met je kunnen plaatsnemen en daarna jou merendeels aankijkend zijn verhaal kunnen doen.

Jouw manager had aansluiting kunnen zoeken door direct achter zijn bureau op te staan en naar je toe te lopen toen jij woest binnenkwam en ook enigszins geagiteerd kunnen zeggen:

“Marie, het lijkt wel op je op ontploffen staat, wat is in hemelsnaam er met je aan de hand? ”Om vervolgens na jouw eerste erupties te zeggen: “ik kan me goed voorstellen dat je hier boos over bent”. “Laten we even gaan zitten en vertel me dan het hele verhaal vanaf het begin”.

Je medepassagier had op een rustige manier kunnen zeggen: “sorry dat ik u stoor, mag ik u even wat vragen? Weet u op welk station we nu binnenrijden?”

Afstemmen op gedrag door te spiegelen

Als je twee mensen in gesprek ziet die goed contact met elkaar hebben, dan zie je bij beiden ook vaak opmerkelijke overeenkomsten in hun lichaamshouding en lichaamsbeweging. Beiden staan geleund op een been, hebben een arm in de zij, zitten achterover in hun stoel, hebben hun handen ineengevouwen, maken dezelfde gebaren, hebben een glas of een pen in de hand, etc.

Omgekeerd betekent dit dus dat je de afstemming op de ander kunt bevorderen door de meest opvallende kenmerken in de houding en de gebaren van de ander te gaan spiegelen. Misschien lijkt je dat erg raar en ongemakkelijk om te doen. Bijvoorbeeld omdat je dan het gevoel hebt een kunstje te vertonen. Of omdat je het gevoel hebt dat de gebaren van de ander niet bij jou passen. Of omdat de ander jouw gespiegel zal opmerken en zich eraan zal storen.

Praktijkervaring leert dat het laatste trouwens erg mee valt. Als je het bij de ander navraagt, zul je bijna altijd horen dat hij of zij helemaal niet in de gaten had dat je aan het spiegelen was, terwijl jij misschien al het gevoel had dat je flink aan het overdrijven was. Wij vinden niettemin dat het geen zin heeft om actief te gaan spiegelen als je jezelf er niet comfortabel bij voelt, want dan gaat het juist ten koste van je eigen concentratie en communicatie.

Kies dan voor een meer bescheiden aanpak die wel bij je past. Onze tip is om tijdens een gesprek met een ander af en toe eens te bekijken in hoeverre jouw gedrag verschilt van dat van de ander. Pas dan iets in je eigen gedrag aan op een manier die je op dat moment zelf prettig vindt en die het verschil wat kleiner maakt.

Een voorbeeld. Stel tijdens een verkoopgesprek raak je wat geïrriteerd. Je merkt vervolgens op dat jij heel alert rechtop met je ellebogen op tafel zit te praten en gericht bent op één specifiek onderwerp terwijl je de ander scherp aankijkt. Je gesprekspartner ligt echter lui achterover in zijn stoel met gevouwen handen in zijn nek en is starend naar het plafond aan het filosoferen. Je zou dan kunnen besluiten om ook zelf iets meer te ontspannen, wat meer tegen de rugleuning van je stoel te gaan zitten en je blik af en toe ook wat te laten dwalen. Na deze afstemming zal je gesprekspartner zich geleidelijk ook wat meer op jou gaan richten. Ga je zelf na een tijdje weer in een actievere houding zitten, dan zul je zien dat die ander je daarin vanzelf gaat volgen.

Afstemmen op emotie

Als twee mensen goed contact hebben, valt je waarschijnlijk ook op dat ze hun emoties aan het matchen zijn. Beiden hebben plezier, zijn serieus, zijn stil of fluisteren geheimzinnig tegen elkaar. Ook hier is het omgekeerde waar dat aanpassing aan de emotionele toestand van de ander de afstemming bevordert.

Emoties zie je echter in veel aspecten tegelijkertijd terug: lichaamsbeweging, stemvolume, stemtoon, ademhaling, gezichtsuitdrukking, etc. Je moet wel een waar toneelspeler zijn om de emoties van de ander goed te kunnen spiegelen en dat is niet voor iedereen weggelegd. Toch kun je ook op dit vlak meer aan afstemming doen dan je misschien denkt. Een handige vuistregel is om je even in te leven. Hoe zou jij de emotie van de ander laten zien als jij die had? Dat geeft je een goed handvat om zo natuurlijk mogelijk af te stemmen.

Een voorbeeld. Je spreekt je collega Marian bij de koffieautomaat. Zij begint direct enthousiast te vertellen over de golf-clinic die ze in het afgelopen weekeinde heeft gedaan. Het plezier straalt werkelijk van haar af. Het onderwerp golfen interesseert jou echter geen bal. Je hebt werkelijk helemaal niets met die sport en zou veel liever met haar willen praten over een hele boeiende roman die je aan het lezen bent. De verkeerde standaard reactie is dan om met een namaak glimlach beleefd te gaan zeggen: “hm, je bent lekker buiten geweest, zo te horen”. Dan stem je namelijk alleen af op het gespreksonderwerp en nauwelijks op haar emoties. Marian zal je beleefdheid in ontvangst nemen en tegelijkertijd gevoelsmatig opmerken dat je zelf eigenlijk helemaal niet geïnteresseerd bent.

Wat je in plaats hiervan kunt doen is de inhoud laten voor wat hij is en je inleven hoe het voelt als jij ergens enthousiast over bent. Je hoeft dan eigenlijk niets meer te zeggen, want je stemt dan emotioneel heel natuurlijk af op Marian. Wil je daarnaast toch nog iets zeggen, benoem dan haar zichtbare emotie: “nou, je straalt nog steeds van geluk”. Zij zal zich daardoor als persoon heel erg begrepen voelen en waarschijnlijk ook snel vragen hoe jouw weekeinde was. En je kunt op die manier gemakkelijker de inhoudelijke draai maken naar jouw favoriete onderwerp. “Ik ben ook erg opgetogen en wel over een heerlijke roman die ik aan het lezen ben ….”.

Probeer het afstemmen op gedrag en emoties zelf eens uit op een voor jou natuurlijke manier. En ervaar dat de ander zijn aandacht als vanzelf meer op jou gaat richten.

Ga eens bij jezelf na hoe jij graag wilt dat anderen op jou afstemmen en wat je daarbij vooral als plezierig ervaart. Bedenk vervolgens hoe jij zelf meestal met anderen contact maakt. Als tussen die twee uitkomsten veel verschil zit, is dat iets om over na te denken en je gedrag in positieve zin te veranderen.

Van afstemmen naar leiden

‘Eerst afstemmen, dan pas gaan leiden’ is een basiswet van de interpersoonlijke communicatie. Hiermee wordt bedoeld dat de ander pas zijn volledige aandacht naar jou zal gaan richten als je eerst zelf op die ander bent afgestemd. Wil jij je leiderschapsvaardigheden naar een hoger niveau tillen? Bekijk dan onze management cursussen.