Gaaaap, de vergadering schiet weer eens niet op!

Je kent het wel, je zit in een vergadering en ineens besef je: het is weer zover, het duurt allemaal veel langer dan nodig, het schiet niet op, mensen zijn lang aan het woord, anderen haken af, je buurman zit iets onduidelijks te doen op zijn smartphone, iemand onderdrukt met moeite een geeuw… Waarom nemen we niet gewoon een besluit, kunnen we tenminste door. Van de voorzitter hoef je het niet te hebben, die lijkt het allemaal maar goed te vinden. En jij? Je probeert vriendelijk te doen alsof je mee doet, maar van binnen ben je geestelijk al vertrokken. En je voelt je machteloos. Het is nu eenmaal de bedrijfscultuur. Soms is het echt nodig, die lange saaie vergaderingen. Maar meestal niet! Als je het machteloze gevoel opzij kunt zetten, is er nogal veel wat je kunt doen, van moeilijke interventies tot simpele ingrepen. Dit artikel gaat over een van de meest simpele.

Herhaling

Het enige wat je hoeft te doen is letten op herhalingen. Een herhaling is het eerste teken dat een bijeenkomst stagneert. Dat kan om allerlei redenen zijn, maar dat is voor dit moment niet interessant. Het enige dat belangrijk is, is dat jij ‘iets’ voor de tweede keer voorbij ziet komen. Dat kan inhoudelijk zijn of procedureel: een herhaling van argumenten, eventueel met dezelfde woordkeus, dezelfde personen die zich in een gesprek mengen, of juist dezelfde personen die steeds níet mee doen aan de bespreking. Het kan een agendapunt zijn dat precies dezelfde wending neemt als de vorige keer dat het besproken werd. Of voor de tweede keer wordt doorgeschoven. Iemand die voor de tweede keer geen antwoord geeft als hij/zij wordt aangesproken, de voorzitter die voor de tweede keer dezelfde vraag stelt, iemand die een tweede voorbeeld aanhaalt om zijn punt duidelijk te maken, de tweede keer dat de vergadering te laat begint, noem maar op. Alles wat jou opvalt.

Ingrijpen

Zodra je een herhaling waarneemt, laat dan een denkbeeldige lamp in je hoofd op rood springen! En grijp in. Je ingreep is simpel: meld de vergadering welke herhaling je waarneemt en vraag of dat de bedoeling is, (gezien de tijd, gezien het feit dat iedereen het druk heeft, gezien …) en suggereer dat er misschien ook andere manieren zijn om dit punt aan te pakken. Meer is niet nodig. Je hoeft zelf niet met voorstellen voor die alternatieven te komen, grote kans dat je collega’s in de denk stand schieten en dat voor je gaan doen. Misschien dat er niets gebeurt -dan heb je pech, maar in ieder geval je best gedaan-  maar die kans is klein. Op deze manier laat je ieder in zijn waarde, sterker nog, je collega die met het alternatief komt waarop de vergadering wordt vervolgd voelt zich waarschijnlijk helemaal het mannetje (excuses voor de mannelijke beeldspraak). En jij geeft hem/haar natuurlijk nederig die eer.

Van inhoud naar procedure

Ga bij je ingreep niet op de inhoud in, je hoeft niets samen te vatten, geen strijd aan te gaan met iemand, beschuldigende vingers te wijzen, je meldt puur de herhaling en richt je op de procedure. Zet er een paar onschuldige vragende ogen bij op, dat helpt. Let wel: herhaling is hetzelfde ding op dezelfde manier. Als iemand zijn argument herhaalt maar dan met een andere expressie of woordkeus of tegen iemand anders gericht, is dat niet een zuivere herhaling, je rode lamp mag gaan gloeien, maar nog niet branden. En niet wachten tot de herhaling zich een derde keer voordoet en de stagnatie al ernstiger is. Je kan je die tijd besparen. Het enige wat er te doen is voor je: letten op herhalingen, opzij zetten van emotie, strijd en ego (laat de eer aan anderen) en de durf om je waarneming uit te spreken. En onschuldige, grote ogen opzetten, maar dat kon je toch al?

Credits afbeelding: Dave Fayram