Ik-boodschap. Communiceer effectiever met ik-boodschappen

Een van de eigenschappen van een effectieve leidinggevende is dat hij assertief en duidelijk communiceert. Assertief communiceren houdt in dat je weet wat je wilt, waar je belang aan hecht  en waar je behoefte aan hebt. Thomas Gordon, schrijver van onder andere Effectief leidinggeven – De Gordonmethode: van contact naar verbinding (Management Boek),  is de grondlegger van een communicatiemethode die leidt tot:

• betere samenwerking
• effectievere besluitvorming
• grotere productiviteit
• een goede werksfeer

Een van zijn belangrijkste tips is om te werken met zogenaamde: ik-boodschappen. Je maakt dan iets kenbaar over jezelf en nodigt de ander uit daar op te reageren.

Er zijn 5 verschillende ik-boodschappen:

1. Verklarende ik-boodschap; je geeft jouw mening, gevoelens of gedachten weer. Voorbeeld: Ik wil graag dat mijn teamleden zelfstandig werken.
2. Preventieve ik-boodschap; voorkomt moeilijkheden en geeft anderen duidelijkheid waarmee ze rekening moeten houden. Voorbeeld: Ik wil graag voor vanmiddag 16.00 uur jullie planning voor volgende week hebben, zodat we de planningen vroegtijdig op elkaar kunnen afstemmen.
3. Positieve ik-boodschap; versterkt relaties. Voorbeeld: Ik vind het fijn dat jij die zaak zelfstandig hebt opgepakt.
4. Antwoord gevende ik-boodschap; geeft een verklaring of een antwoord. Voorbeeld: Omdat ik onverwachts naar klant X moet kan, het afdelingsoverleg van vanmiddag niet doorgaan.
5. Confronterende ik-boodschap; je vertelt de ander waarom zijn gedrag niet aanvaardbaar is. Voorbeeld: Toen we vanmorgen vergaderden had ik het idee dat je niet aan het luisteren was toen Peter zijn plan toelichtte. Dat was een gemiste kans, want nu missen we jouw feedback op zijn plan.

Ik-boodschappen zijn minder bedreigend voor de ontvanger, omdat de boodschap gericht is op de mening en gevoelens van de zender. Hierdoor reageert de ontvanger minder defensief en is de kans groter dat de ontvanger constructief reageert.

Opbouw ik-boodschap

Om een ik-boodschap succesvol toe te passen adviseert Gordon dat er congruentie moet zijn tussen de woorden, tone-of-voice, gezichtsuitdrukking en lichaamstaal. Er bestaan verschillende opbouwen voor de ik-boodschap, mede afhankelijk van de soort boodschap. De eenvoudigste is de tweedelige ik-boodschap:

1. Als jij… (objectieve beschrijving van het gedrag van de ander).
2. Voel ik… (subjectieve beschrijving van wat het gedrag met jou doet).

Ook populair is de driedelige ik-boodschap:

1. Ik voel… (eigen gevoel beschrijven).
2. Als… (vertellen wat dit gevoel veroorzaakt).
3. Ik zou graag willen… (uitleggen welke verandering je zou willen zien).

TIP: Luister de komende tijd eens naar gesprekken tussen mensen en stel vast hoe vaak mensen geen ik-boodschappen geven, maar juist  “jij-bakken” waarin ze de ander niet assertief, maar juist agressief benaderen. Let ook op hoe de ontvanger hierop reageert.

Voorbeelden jij-bakken:

1. Jij moet nou eindelijk eens zelfstandig gaan werken!
2. Jullie moeten nu eindelijk eens die planning een keer op tijd aanleveren.
3. Het werd ook wel eens tijd dat je een beetje meer zelfstandig werd.
4. Weet je wat jij moet doen: luister eens een keer als iemand iets toelicht.