9 verrassende dingen die ultraproductieve mensen anders doen

Als je echt productiever wilt worden kun je niet volstaan met het afwerken van lijstjes.

Herken je dit? De tijd om dagelijks brandjes te blussen gaat ten koste van de tijd die je had willen besteden om een vergadering grondig voor te bereiden; de vergadering begint te laat en loopt uit waardoor je te laat bij een afspraak met een belangrijke klant dreigt te komen etc. Je hebt het gevoel achter de feiten aan te lopen zodat je onvoldoende toekomt aan de echt belangrijke zaken.

Meer grip op je tijd

Grip op je tijd en je productiviteit krijg je echter niet door een aantal simpele regeltjes en vaardigheden toe te passen. Echt productiever worden vereist een gewijzigde instelling, een andere houding, en dat is niet makkelijk! Alleen als je bereid bent kritisch naar jezelf te kijken heeft het zin om hier aan te beginnen.

Een eerste fundamentele stap is bijvoorbeeld prioriteiten stellen. Lijstjes met tips & trucs kunnen je wel helpen om een aantal kortetermijnsuccessen te boeken. Deze kortetermijnsuccessen zullen je stimuleren om door te gaan en te werken aan langetermijnverandering.

9 tips waar je direct mee aan de slag kunt

1. Focus op het aantal minuten per dag en besef dat je elke dag opnieuw 1440 minuten te besteden hebt.
2. Kies voor de prioriteit van de dag en besteed daar in je meest productieve uren (voor de meeste mensen is dat de ochtend) voldoende tijd aan.
   De rest van de dag kun je trots zijn dat je die klus in ieder geval hebt afgerond.
3. Kies ook elke dag een privé prioriteit en handel die dag ernaar.
   Dus als je belooft minimaal 2 x per week ‘s avonds op een bepaalde tijd thuis te zijn, kom dan je afspraken na en wees trots.
4. Zorg dat je een plek hebt om je goede ingevingen te noteren, zodat je na het noteren rustig door kunt gaan waarmee je bezig was.
5. Maak met jezelf afspraken hoe vaak per dag je je e-mail checkt.
   Voor de meeste leidinggevenden is het een goede oefening om dit maximaal 5 x te doen en als je de smaak te pakken hebt kan dit terug naar 3 x per dag op vaste tijdstippen. Beloon jezelf hiervoor met iets dat je leuk vindt, want voor e-mailverslaafden is 5 x per dag een hele klus.
6. Neem je voor eens wat vaker nee te zeggen.
   De volgende tegeltjeswijsheid kan helpen: Iemand die weet waar hij ja tegen zegt, kan makkelijker nee zeggen tegen iemand die inbreuk wil maken op zijn prioriteiten.
7. Volg de 80/20 regel: 80% van je resultaat wordt bereikt in slechts 20% van je tijd.
   Dus neem nu het besluit met welke laagrenderende activiteiten je echt gaat stoppen c.q. neem het besluit aan welke hoogrenderende activiteiten je (nog) meer tijd gaat besteden.
8. Neem meer korte pauzes zonder je daar schuldig over te voelen.
   Uit onderzoek is gebleken dat mensen ongeveer 25 minuten geconcentreerd kunnen werken aan een taak, daarna treedt concentratieverlies op. Neem dus na elke 25 minuten geconcentreerd werken een korte pauze. Als je ondersteuning zoekt download dan een Pomodoro app.
9. Doe 1 ding tegelijk want multitasken werkt niet.
   Zie onderstaand filmpje voor een mooie illustratie.

Welk van bovenstaande tips ga je direct toepassen? En heb je nog aanvullingen op deze lijst?