De werkdag van een succesvolle time manager in 8 tips

In de voorafgaande 9 artikelen zijn er diverse tips & trucs langsgekomen om meer grip op je tijd te krijgen. Zoals al in het eerste artikel gemeld kost het aanleren van nieuw gedrag aanvankelijk méér tijd (vergelijkbaar met het inwerken van een nieuwe collega) maar als snel smaak je het genoegen van de eerste netto tijdwinst.

Om die tijdwinst structureel vast te kunnen houden tot slot nog 8 tips die ervoor zorgen dat je elke dag opnieuw productief bent.

1. Neem bij de start van elke dag 10 minuten om te ‘landen’ op je werkplek. Maak hiervan een vast routine bijvoorbeeld; koffie halen, collega’s (met aandacht) begroeten en de Fokke en Sukke cartoon van vandaag bekijken. Indianen zeggen over iemand die ergens komt binnenhollen maar met zijn gedachten nog bij de vorige gebeurtenis is: “zijn lichaam is er al, maar zijn geest nog niet”. De uitdaging is om een paar minuten voor jezelf te hebben voordat je er volle kracht voorwaarts induikt.
2. Als eerste kijk je naar je agenda en je to do lijst. Als het goed is heb je die gisteravond, voor je naar huis ging al bijgewerkt en nu doe je de laatste aanpassingen. Laat tot je doordringen welke belangrijke zaken er vandaag langs gaan komen en welke urgente klussen er in ieder geval gedaan moeten worden. Geef zeker prioriteit aan je belangrijkste taak voor vandaag en voorkom dat je onder stress hieraan moet werken.
3. E-mail: spreek met jezelf af dat je bij de start van je werkdag een van tevoren vastgestelde maximum tijd (10 minuten) besteedt aan het scannen van je email om die mails eruit te halen waar je op zit te wachten om verder te kunnen en plan op een later tijdstip je email nogmaals in.
4. Doe een paar telefoontjes en stuur een paar e-mails om dingen die anderen moeten doen in gang te zetten.
5. Regel dat er het eerste uur van de werkdag geen vergaderingen en binnenkomende telefoontjes zijn. Voor veel mensen is de start van de werkdag het meest productieve tijdstip dus werk dan gefocust aan je belangrijkste klus van de dag.
6. Neem elke dag een lunchbreak waarin je daadwerkelijk minimaal 15 minuten van je plaats afgaat en wat eet; evalueer de ochtend en plan je middagactiviteiten.
7. Uit diverse onderzoeken blijkt: meerdere dingen tegelijk doen (multitasken) is veel minder effectief dan ze snel na elkaar te doen. Het is een hype: hoe meer dingen je tegelijk kunt doen, hoe stoerder, slimmer en dynamischer het lijkt. Het lijkt wel een statussymbool, maar autorijden en mobiele telefoongebruik gaan echt niet soepel samen. Dus probeer gewoon eens een tijdje echt altijd maar één ding tegelijk te doen.
8. Neem aan het eind van elke dag 10 minuten om je klaar te maken de werkplek te verlaten. Reflecteer op wat er vandaag gelukt is en wat niet en wat je daarvan kan leren.
   Maak in grote lijnen je to do lijst voor morgen, zodat je met een gerust hart naar huis kunt gaan omdat je weet dat je overzicht hebt over wat je morgen te wachten staat.
   Verlaat het pand en zorg dat je je werkstress niet meeneemt naar je privésituatie, want daar zitten ze er niet op te wachten

Welke punten zijn voor jou het lastigst? En welke leveren je het meeste rendement op?

Zoek je professionele ondersteuning om je tijd beter te managen? Bekijk dan onze time management cursus.

Credits afbeelding: Farouq Taj