Maak een to do lijst

We raden uiteraard niet aan om hem op je onderarm te tatoeëren, maar het volgende raden we wel aan:

• Noteer eerst al je taken in willekeurige volgorde zodat je hoofd leeg is en alle taken op papier staan.
• Maak vervolgens een indeling, volgorde en planning.
• Verdeel grotere taken in deeltaken die je één voor één af kunt werken.
• Omschrijf de taken in daadwerkelijke handelingen, zodat je direct weet wat je moet doen. Dus niet: garage bellen servicebeurt, maar de specifieke actie die je moet ondernemen om te starten; in dit geval dus: telefoonnummer garage opzoeken.
• Kijk of je taken kunt delegeren als je niet uitkomt met je planning.
• Houd de lijst up-to-date. Streep taken door die je afgerond hebt en noteer nieuwe taken direct in de lijst.
• Kom je maar niet toe aan die ene taak? Kijk of je de taak verder kunt opsplitsen in kleinere deeltaken waardoor je er makkelijker aan begint.
• Doe taken die minder dan 5 minuten kosten meteen; Het inplannen van deze taken kost naar verhouding teveel tijd.
• Werk met één to do lijst tenzij je ervoor kiest om te splitsen in werk- en privé-lijst.
• Overweeg ook een not to do lijst te maken met dingen die je NIET meer wilt doen.
• Maak de lijst op een vast tijdstip, bijvoorbeeld de eerste of juist de laatste 10 minuten van een werkdag.

Tot slot (gebaseerd op methode GTD (Getting Things Done) de tip om nog 3 lijsten te maken:

• a)  Projectenlijst (die je eens per week checkt)

Alle taken die je moet doen die meer dan pakweg vijf acties omvatten, zijn projecten die je op een projectlijst zet. Maak een lijst van alle projecten waar je mee bezig bent, zowel privé als zakelijk. Bepaal nu bij elk project de eerstvolgende acties die je moet doen, die komen op je to do lijst terecht.

• b) Wachten-op-lijst (die je eens per week checkt)

Als je op anderen wacht voor bepaalde informatie of beslissingen, zet deze dan op je wachten op lijst. Als je een reactie nodig hebt voor een bepaalde deadline, zet die check dan op je to do lijst
(bijvoorbeeld: checken of Klaas heeft gereageerd op mail).

• c) Maak een lijst later/ooit/misschien, zodat je rust krijgt in je hoofd m.b.t. deze onderwerpen

Waar loop jij tegenaan bij het maken van deze lijsten? En wat gebruik je ervoor? Als je je time management professioneel wilt verbeteren, bekijk dan onze time management cursus.