Prioriteiten stellen en daar aan vast houden

In zijn boek ‘De zeven eigenschappen van effectief leiderschap’, zegt Covey: de essentie van time management kan worden samengevat in één zin: organiseren en uitvoeren op basis van prioriteiten. Tijd voor een onderzoek naar jouw prioriteiten.

Hoe kun je prioriteiten stellen voor alle activiteiten die je wilt verrichten?

Allereerst stel je jezelf voor elke activiteit 2 vragen:

1. Wat is het BELANG?

Een activiteit van groot belang heeft verstrekkende consequenties: het vraagt en verdient de volle aandacht.

• A. Zeer belangrijk; niet op beknibbelen
• B. Niet speciaal of bijzonder (je taakomschrijving), maar wel noodzakelijk
• C. Terloopse activiteiten, klusjes, onbelangrijk

2. Wat is de URGENTIE

Een urgente activiteit heeft te maken met tijdsdruk.

1. Moet direct gebeuren
2. Korte of middellange termijn
3. Lange termijn

Vervolgens verdeel je je beschikbare tijd als volgt:

Het belangrijkste uitgangspunt bij het bepalen van prioriteiten is dus uitgaan van het belang van een activiteit en dat belang constant laten prevaleren boven de urgentie.

• Wees pro-actief: verricht belangrijke activiteiten voordat er tijdsdruk op komt
• Urgentie: laat je niet gek maken; denk altijd eerst in termen van belang

Volgende stap: geef al je activiteiten een indicatie van belang en urgentie en zet ze voor zover van toepassing op je to do lijst van deze dag of deze week.

Planning

Planmatig werken is voor de meesten vanzelfsprekend, echter veel mensen stellen wel prioriteiten maar handelen ze vervolgens niet planmatig af.

Opstellen van dagplanning

Het is handig om de volgende planningsprincipes aan te houden:

1. Houd genoeg ruimte in je agenda. Overweeg 20-40% van je agenda open te laten (omdat er altijd een aantal A1 of B1 activiteiten op je afkomen)
2. Doe denkwerk in de ochtend
3. First things first: ga eerst aan de gang met activiteiten die de hoogste prioriteit hebben (A1, A2 en B1)
4. Mensen gaan voor dingen. Houd rekening met het relationele aspect van prioriteiten stellen en trek waar mogelijk tijd uit voor anderen
5. Delegeer zoveel mogelijk
6. Plan vaste activiteiten op vaste tijdstippen
7. Cluster soortgelijke kleine klusjes
8. Zoek naar balans en afwisseling
9. Plan elke dag een leuke activiteit
10. Start elke dag met het maken van een planning

Weekplanning

De weekplanning is een globaal overzicht van je doelen voor de komende week. Het is ook de basis voor je dagplanning.

• Maak een to-do-list van alle activiteiten van komende week.
• Geef alles een prioriteitscode.
• Plaats alle activiteiten in het weekoverzicht. Plan A1/B1 in het begin van de week en de rest door de week heen.
• Reserveer aan het eind van de week tijd voor een korte reflectieve terugblik. Stel jezelf vragen als:
  a.  Wat heb ik deze week bereikt?
  b.  Heb ik mijn tijd goed besteed?
  c.  Welke doelen heb ik niet bereikt?
  d.  Hoe komt dat en hoe kan ik dat veranderen?
  e.  Heb ik genoeg tijd aan alle vier de kerngebieden besteed?
  f.   Wat kan ik van deze week als geheel leren?Doe dit vanaf nu iedere week. Binnen twee maanden is het een nuttige gewoonte die je helpt om echt zinvol, effectief en plezierig met je tijd om te gaan.

Vond je dit een nuttig artikel en wil je je time management verder verbeteren? Bekijk dan onze cursus time management.