9 time management tips voor e-maildiscipline

Eisen dagelijks honderden mailtjes je aandacht? Dan doe je iets niet goed. Hieronder volgen enkele time management tips, ontleend aan het tijdschrift Carp:

1. Spaar je mails niet
   Bij deze time management tip is het belangrijk je inbox niet als opslagloods te gebruiken voor alles waar je mee bezig bent. Lees binnengekomen e-mails één keer. Beantwoord ze meteen, verwijder ze of verplaats ze naar projectspecifieke mappen. Bekijk ook nog eens goed of je alle mails wel moet ontvangen.
2. Neem een code
   Time management tip 2: kom met collega’s of met afdelingen een aantal acroniemen (letterwoorden) overeen die gebruikt worden in de onderwerpregel van een e-mail. Zo zie je direct of een bericht urgent is of niet. Voorbeelden van (Engelstalige) acroniemen zijn: <AR>, Action Required; <FYI> For Your Information, <MSR>, Monthly Status Report.
3. Begin simpel
   Als het om het verwerken van e-mails gaat, raden we je aan met de makkelijkste te beginnen. Kom je uiteindelijk bij die moeilijke e-mails, dan lijken deze door je gestage vooruitgang al lang niet meer zo vervelend.
4. Stel filters in
   Time management tip 4 heeft alles te maken met e-mailmanagement eneffectief e-mailmanagement begint met het instellen van filters. Bij de meeste e-mailprogramma’s kun je de ‘e-mailregels’ zo instellen dat spam direct wordt doorgestuurd naar de prullenbak. Dat levert je pure tijdswinst op. Ook kun je allerlei andere ‘regels’ instellen die het programma automatisch toepast.
5. Ontspan!
   Time management tip 5 is een belangrijke: haal je ogen van je inbox. Je hoeft niet ieder bericht meteen te lezen bij binnenkomst. Zet ogenblikkelijk het geinige geluidje uit (‘ploing’), dat een nieuwe mail aankondigt.
6. Wees creatief
   De meest productieve uren liggen voor bijna iedereen in de ochtend. Wanneer je je werkdag begint met het beantwoorden van e-mails, gaat er tijd waarin je piekt, verloren. Negeer die mails tot laat in de middag. Door je mails af te handelen buiten je ‘beste werktijd’, haal je het meest uit je werkdag.
7. ‘Ben er ff niet’
   Maak gebruik van de ‘out-of-office’-mogelijkheid als je er niet bent. Zo weten mensen dat zij je niet steeds opnieuw hoeven te mailen. Geef duidelijk in je bericht aan op welk moment je weer op kantoor bent en wie jouw vervanger is.
8. Wees zuinig
   Strooi niet te veel met kaartjes: iemand die jouw e-mailadres niet heeft, kan je simpelweg ook niet e-mailen.
9. Prik een tijd
   De laatste time management tip:bepaal voor jezelf een vaste tijd waarop je iedere dag je e-mails bekijkt en beantwoordt. Plan in je agenda bijvoorbeeld een uur en houd je daar zoveel mogelijk aan. Beschouw het afhandelen van je e-mails als een reguliere afspraak in je agenda.

Kijk hier voor meer informatie over onze cursussen Time Management.